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Vertrag zur Auftragsverarbeitung

nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO

Vertragsparteien

Auftraggeber (Verantwortlicher): der Kunde von FixOffer, der diesen Vertrag nach Abschnitt 14 abschließt, mit den in seinem Kundenkonto hinterlegten Firmendaten.

Auftragnehmer (Auftragsverarbeiter): Patrick Hinkel, FixOffer, Darmstädter Str. 61, 64646 Heppenheim, E-Mail: info@fixoffer.de.

1. Gegenstand und Dauer

Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers im Rahmen der Nutzung von FixOffer nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (Hauptvertrag). Dieser Vertrag gilt für die gesamte Dauer des Hauptvertrags und darüber hinaus, solange der Auftragnehmer noch personenbezogene Daten des Auftraggebers verarbeitet.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung dient ausschließlich der Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Angeboten des Auftraggebers für seine Kundinnen und Kunden. Sie umfasst insbesondere:

3. Art der Daten und Kreis der Betroffenen

Arten personenbezogener Daten:

Kreis der Betroffenen:

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind nicht Gegenstand der Verarbeitung. Der Auftraggeber übermittelt solche Daten nicht.

4. Ort der Verarbeitung

Die Speicherung der Daten erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland. Eine Verarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR findet nur bei den in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeitern und nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO statt.

5. Weisungen

Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers, einschließlich in Bezug auf Übermittlungen in Drittländer, sofern er nicht gesetzlich zu einer anderen Verarbeitung verpflichtet ist; in diesem Fall teilt er dem Auftraggeber diese Verpflichtung vor der Verarbeitung mit, soweit das Gesetz dies nicht verbietet (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO).

Die Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag, dem Hauptvertrag und der Nutzung der Funktionen von FixOffer durch den Auftraggeber. Weitere Weisungen erteilt der Auftraggeber in Textform. Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, weist er den Auftraggeber unverzüglich darauf hin und darf die Ausführung aussetzen, bis sie bestätigt oder geändert wird.

6. Vertraulichkeit

Der Auftragnehmer gewährleistet, dass sich alle Personen, die zur Verarbeitung der Daten befugt sind, zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO). Diese Pflicht besteht auch nach Ende des Vertrags fort.

7. Sicherheit der Verarbeitung

Der Auftragnehmer trifft die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen (Anlage 1). Er darf sie an den technischen Fortschritt anpassen, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird.

8. Unterauftragsverarbeiter

Der Auftraggeber erteilt die allgemeine Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter einzusetzen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Die bei Vertragsschluss eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind in Anlage 2 aufgeführt und gelten als genehmigt.

Über jede beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber mindestens vier Wochen im Voraus in Textform. Der Auftraggeber kann innerhalb dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Kommt keine Einigung zustande, kann jede Partei den Hauptvertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen.

Der Auftragnehmer erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter vertraglich dieselben Datenschutzpflichten auf, die in diesem Vertrag festgelegt sind (Art. 28 Abs. 4 DSGVO).

9. Unterstützung bei Betroffenenrechten

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung von Anfragen betroffener Personen nach Art. 12 bis 23 DSGVO (Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO). Wendet sich eine betroffene Person direkt an den Auftragnehmer, leitet dieser die Anfrage unverzüglich an den Auftraggeber weiter. Berichtigung und Löschung kann der Auftraggeber in FixOffer weitgehend selbst vornehmen.

10. Unterstützung bei weiteren Pflichten, Datenpannen

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der ihm vorliegenden Informationen bei der Einhaltung der Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO (Sicherheit, Meldung und Benachrichtigung bei Datenpannen, Datenschutz-Folgenabschätzung, vorherige Konsultation).

Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten meldet der Auftragnehmer dem Auftraggeber unverzüglich, möglichst innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis, mit den ihm bekannten Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO.

11. Löschung und Rückgabe

Sprachnachrichten werden 30 Tage nach Eingang automatisch gelöscht. Alle übrigen Daten bleiben gespeichert, solange das Kundenkonto des Auftraggebers besteht.

Der Auftraggeber kann sein Konto jederzeit selbst unter „Einstellungen“ löschen; damit werden alle in seinem Auftrag verarbeiteten Daten unwiderruflich gelöscht (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO). Vorher kann er seine Angebote als PDF herunterladen. Auf Wunsch gibt der Auftragnehmer die Daten vor der Löschung in einem gängigen Format heraus. Eine Speicherpflicht nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten bleibt unberührt.

12. Nachweise und Kontrollen

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen einschließlich Inspektionen durch den Auftraggeber oder einen von ihm beauftragten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO). Kontrollen sind mit angemessener Frist, in der Regel zwei Wochen, anzukündigen und während der üblichen Geschäftszeiten durchzuführen. Für die Rechenzentren der Hosting-Anbieter kann der Nachweis durch deren Zertifikate und Prüfberichte erbracht werden.

13. Pflichten des Auftraggebers, Haftung

Der Auftraggeber ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich, insbesondere dafür, dass er die Daten erheben und an den Auftragnehmer übermitteln darf und die betroffenen Personen nach Art. 13 und 14 DSGVO informiert. Er informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten feststellt.

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Haftungsregeln des Hauptvertrags.

14. Abschluss und Nachweis

Dieser Vertrag kommt zustande, indem der Auftraggeber bei der Registrierung ausdrücklich bestätigt, ihn für seinen Betrieb abzuschließen. Der Auftragnehmer speichert Zeitpunkt und Fassung des Abschlusses und schickt dem Auftraggeber eine Bestätigung per E-Mail.

Kunden, die sich vor Einführung dieser Bestätigung registriert haben, schließen den Vertrag ab, indem sie ihre Annahme in Textform erklären, zum Beispiel per E-Mail an info@fixoffer.de: „Hiermit schließe ich für [Name des Betriebs, Anschrift] den Vertrag zur Auftragsverarbeitung von FixOffer in der Fassung vom September 2026 ab. [Name, Datum]“

Der Auftraggeber ist selbst dafür verantwortlich, den Abschluss nachweisen zu können, etwa indem er die Bestätigungs-E-Mail und eine Kopie dieses Vertrags (z. B. über „Drucken“ → „Als PDF speichern“) aufbewahrt.

15. Schlussbestimmungen

Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und dem Hauptvertrag gehen die Regelungen dieses Vertrags vor, soweit es um den Schutz personenbezogener Daten geht. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Es gilt deutsches Recht; Gerichtsstand ist, soweit zulässig, der Sitz des Auftragnehmers in Heppenheim.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Vertraulichkeit

Integrität

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter

Stand: September 2026.